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En más de una ocasión, hemos tenido que escribir un correo electrónico. Ahora bien, esta forma de comunicación contiene una serie de normas básicas que son recomendables utilizar, y más, en el caso de establecer una comunicación profesional.

Parece una tarea sencilla pero deberíamos de conocer algunos aspectos básicos del uso del correo electrónico para mejorar este tipo de comunicación.

-El asunto: debe de resumir brevemente aquello que queremos transmitir en el mensaje, así que, debe de contener palabras clave sin extenderse en el contenido. También podemos mencionar a la persona o al departamento al cual queremos dirigirnos. En este caso, es muy común dirigirse con la expresión “A la atención de” que suele indicarse de la siguiente forma “A/A  Juan Pérez”.

-La ortografía: la expresión y la ortografía del mensaje ponen de manifiesto la profesionalidad del emisor. Así como, no usar emoticonos en el cuerpo del mensaje, ya que, forman parte de la comunicación informal.

-La firma: el receptor puede encontrar fácilmente información adicional del emisor como su nombre, razón social, teléfono,... además de, tener un acceso directo con su página web, blog, perfil de Facebook, Linkedin,…

-El uso masivo de emails: si en algún momento, queremos enviar un email a todos nuestros clientes deberíamos hacerlo con la opción con copia oculta “CCO”, por un lado, tenemos que cumplir con los requisitos de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), por otro lado, con el objetivo de que ningún cliente pueda ver el resto de direcciones a los que también le llega el email.

Por último y no menos importante, me gustaría dar una recomendación que siempre se debería de hacer, leerlo detenidamente antes de enviarlo. En más de una ocasión, hemos escrito un correo electrónico y lo hemos enviado sin leerlo detenidamente, ello puede conllevar, a que el mismo contenga algún pequeño error que deberíamos de haber corregido. Así que, es aconsejable leerlo detenidamente antes de enviarlo y más en el caso de un tipo de comunicación profesional.

En este artículo,  he intentado reflejar los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de escribir un correo electrónico, así que, espero que os haya resultado útil y si os parece interesante podéis compartirlo.

 

M. Carmen García - Colaboradora.
Licenciada en Administración
y Dirección de Empresas.

@MCarmen150

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